下载之家:专注下载8年,极速安全,用心打造!

下载之家首页 |最新软件 |软件排行 |软件专题

您当前所在位置: 下载之家 >  教程 >  PC软件教程 >  办公软件 >  EXCEL电子表格使用技巧汇总

EXCEL电子表格使用技巧汇总

时间:2016/01/07 16:12:57来源:下载之家作者:石头

导读:今天小编为大家带来EXCEL电子表格使用技巧大全,希望能帮到大家。

   今天小编为大家带来EXCEL电子表格使用技巧大全,希望能帮到大家。

  01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?举个例子:在单位的人事资料,在excel中输入后,因为上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们能够用下面的办法,省时又省力:

  1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列;

  2)在B2单元格写入: ="13" & A2 后回车;

  3)看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗?鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入:=A2 & “13” 后回车。

  02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?

  打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

  03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?

  这是因为EXCEL自发识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

  04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的全自动定时保存文件?

  点击“工具”菜单“自发保存”项,设置全自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自发保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自发保存”,“确定”。然后进行设置即可。

  05、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。但是不是用页眉来完成?

  在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。这样Excel就会全自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

  06、在Excel中如何设置加权平均?

  加权平均在财务核算以及统计工作中经常用到,并非一项很复杂的计算,重要是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均 值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后获得的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之以及,分子是相 应的各个数量之以及,它的结果就是这些量值的加权平均值。

  07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉以及页脚?如何才能一次打印多个工作表?

  把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel全自动设置的名称是“sheet1、sheet2、 sheet3.......”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的一切操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉以及页脚还是打印你工作表。

  08、EXCEL中有序号一栏,因为对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么途径可迅速解决?

  如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐匿,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。

  09、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。怎么做?

  这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入 行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方法重装了一遍中文office,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办?随便安装一个打 印机驱动程序就能够了。

  10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?

  这是一个比较特别的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区 域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按 “确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

  11、如何快捷选取特定区域?

  使用F5键可快捷选取特定区域。举个例子,要选取A2:A1000,最简便的途径是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:A1000。

  12、如何迅速返回选中区域?

  按Ctr+BacksPae(即退格键)。

  13、如何迅速定位到单元格?方式一:按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。途径二:单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。

  14、“Ctrl+*”的特别功用平常来说,当处理一个工作表中有许多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl+* 键可选定整个表格。Ctfl+* 选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

  15、如何迅速选取工作表中一切包含公式的单元格?

  有时,需要对工作表中全部包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒客户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下途径能够帮助快捷选取全部包含公式的单元格:选择“编辑”“定位”,单击“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中选择“公式”项,按“确定”按钮即可。

  16、如何在不同单元格中迅速输入同一数内容?

  选定单元格区域,输入值,然后按 Ctrl+ Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

  17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?

  如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的全部参数格式,那么能够用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

  具体途径是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按 Ctr+ A键,Excel则自发进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方式显得特别有用。

  18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?

  按住Shift键可快捷修改单元格内容的次序。

  具体方式是:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。上 下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放 至新的位置。

  19、如何让屏幕上的工作空间变大?可将不用的工具栏隐匿,也能够非常大化Excel窗口,或在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。

  20、如何使用快显菜单?

  快显菜单中包括了有一些操作中最常用的命令,利用它们能够大大提升操作效率。首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。

  21、如何使用快显菜单?

  快显菜单中包括了有一些操作中最常用的命令,利用它们能够大大提升操作效率。首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。

  22、如何防止Excel自发打开太多文件?

  当Excel启动时,它会自发打开Xlstart目录下的一切文件。当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时并且还有可能出 错。解决方式是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:选择“工具”“选项”“常用”,将 “替补启动目录”一栏中的全部内容删除。

  23、如何去掉网格线?

  1)除去编辑窗口中的表格线

  单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效;

  2)除去打印时的未定义表格线

  有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),平常情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不 听使唤给打印出来了,特别是一部分所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表” 菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。

  24、如何快捷格式化报表?

  为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。有快捷方式,即全自动套用Excel预设的表格样式。途径是:选定操作区域,选取“格式”菜单中的 “自发套用格式”命令,在格式列表框中选取一个你满意的格式样式,按“确定”按钮即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体” 等6个“应用格式种类”选项,若某项前面的“x”不出现,则在套用表格样式时就不会用该项。

  25、如何快捷地复制单元格的格式?

  要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。选择含有所需要源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

  26、如何为表格添加斜线?普通我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。其实,我们能够使用绘图工具来实现:单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字 型.将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。另外,使用 “文字框”按钮能够方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式”“图案”,选择“无边 框”项即可。

  27、如何快捷地将数字作为文本输入?

  在输入数字前加一个单引号“”’,能够强制地将数字作为文本输入。

  28、如何定义自己的函数?客户在Excel中能够自定义函数。切换至 Visual Basic模块,或插入一页新的模块表(Module),在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序,按Enter确认后完成编写工作,Excel 将自发检查其正确性。此后,在同一工作薄内,你就可与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数,如:

  Function Zm(a)

  If a< 60 Then im=‘不及格”

  Else Zm=“及格”

  End If

  End Function

  29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数?

  可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,使用链接的途径(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工 作薄为MYUDF.XLS,现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保MYUDF.XLS被打开,然后使用下述链接的方式:= MYUDF.XLS! ZM(b2)

  30、如何迅速输入数据序列?

  如果你需要输入比如表格中的项目序号、日期序列等一部分特别的数据系列,千万别逐条输入,为何不让Excel自发填充呢?在第一个单元格内输入起 始数据,在下一个单元格内输入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动填充柄,拖过的单元格中会全自动按 Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后全自动填充,岂不一劳永逸!选择 “工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签,在输入框中输入新序列,注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔(举个例子:张三,李 四,王二……),单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。

  31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

  上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自发填充数据序列的方式。其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数 据,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方法填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作 日该充、以月该充、以年填充;序列……此时,你可根据需要选择一种填充方法。

  32、如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成全自动填充序列以备后用,是否需要按照上面介绍的自定义序列的方式重新输入这些序列项?

  不需要。有快捷方式:选定包含序列项的单元格区域,选择“工具”“选项”“自定义序列”,单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框,按“确定”按钮返回工作表,下次就能够用这个序列项了。

  33、上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使用“引入”的方式迅速创建所需要的自定义序列?

  选定单元格区域,选择“数据”“筛选”“高级筛选”,选定“不选重复的记录”选项,按“确定”按钮即可。

  34、如何对工作簿进行安全保护?

  如果你不想别人打开或修改你的工作簿,那么想法加个密码吧。打开工作薄,选择“文件”菜单中的“另存为”命令,选取“选项”,根据客户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”,按“确定”退出。

  工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的关键数据进行保护,起到双重保护的功能,此时你可这样做:首先,选定需保护的单元格 区域,选取“格式”菜单中的“单元格”命令,选取“保护”,从对话框中选取“锁定”,单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令,选取 “保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。

  注意:不要忘记你设置有“口令”。

  35、如何使单元格中的颜色以及底纹不打印出来?

  对那些加了保护的单元格,还能够设置颜色与底纹,以便让客户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感 觉。但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色以及底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。解决办法是:选择“文件”“页面设置”“工作表”,在“打 印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后,打印出来的表格就面目如初了。

  36、工作表保护的口令忘记了怎么办?

  如果你想使用一个保护了的工作表,但口令又忘记了,有办法吗?有。选定工作表,选择“编辑”“复制”、“粘贴”,将其拷贝到一个新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿),即可超越工作表保护。当然,提醒你最好不用这种方式盗用他人的工作表。

  37、“$”的功用

  Excel平常使用相对地址来引用单元格的位置,当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置,公式中的单元格地址会随着改变。你能够在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址,使之在拷贝时保持固定不变。

  38、如何用汉字名称代替单元格地址?

  如果你不想使用单元格地址,可将其定义成一个名字。

  定义名字的方式有两种:一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字,另一种是选定想要命名的单元格区域,再选择“插入”“名字”“定 义”,在“目前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆以及阅读,比如公式“=SUM(实发工资)”显然 比用单元格地址简单直观,并且不易出错。

  39、如何在公式中快捷输入不连续的单元格地址?

  在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦,尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键,进行不连续区域的选 取。区域选定后选择“插入”“名字”“定义”,将此区域命名,如Group1,然后在公式中使用这个区域名,如“=SUM(Group1)”。

  40、如何定义局部名字?

  在默认情况下,工作薄中的一切名字都是全局的。其实,可定义局部名字,使之只对某个工作表有效,方式是将名字命名为“工作表名!名字”的形式即可。

  41、如何命名常数?

  有时,为常数指定一个名字能够节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。举个例子,在某个工作表中经常需用利率4.9%来计算利息,可选择“插 入” “名字”“定 义”,在“目前工作薄的名字”框内输入“利率”,在“引用位置”框中输入“= 0.04.9”,按“确定”按钮。

  42、工作表名称中能含有空格吗?

  能。举个例子,你能够将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是,当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时,不能使用类似于“= Zhu Meng!A2”的公式,否则 Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方式是,将调用公式改为“='Zhu Mg'! A2”就行了。当然,输入公式时,你最好养成这样的习惯,即在输入“=”号以后,用鼠标单由 Zhu Meng工作表,再输入余下的内容。

  43、给工作表命名应注意的问题

  有时为了直观,往往要给工作表重命名(Excel默认的荼表名是sheet1、sheet2.....),在重命名时应注意最好不要用已存在的 函数名来作荼表名,否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道,在工作薄中复制工作表的途径是,按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置, 复制成的工作表以“源工作表的名字+(2)”形式命名。举个例子,源表为ZM,则其“克隆”表为ZM(2)。在公式中Excel会把ZM(2)作为函数来处 理,从而出错。因而应给ZM(2)工作表重起个名字。

  44、如何拆分或取消拆分窗口?

  当我们给一个工作表输入数据时,在向下滚动过程中,尤其是当标题行消失后,有时会记错各列标题的相对位置。这时可将窗口拆分为几部分,然后将 标题部分保留在屏幕上不动,只滚动数据部分。其途径是在主菜单上单击“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令外, 有捷径:将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上,双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

  45、如何给工作簿扩容?

  选取“工具”“选项”命令,选择“常规”项,在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多能够有255张工作表,系统默认值为6。

  46、如何减少重复劳动?

  我们在实际应用Excel时,经常遇到有点操作重复应用(如定义上下标等)。为了减少重复劳动,我们可把一部分常用到的操作定义成宏。其方式是:选取“工具”菜单中的“宏”命令,执行“记录新宏”,记录好后按“停止”按钮即可。也可用VBA编程定义宏。

  47、如何迅速地批量修改数据?

  假如有一份 Excel工作簿,里面有一切职工工资表。现在想将全部职工的补贴增加50(元),当然你能够用公式进行计算,但除此之外还有更简单的批量修改的方式,即 使用“选择性粘贴”功能:首先在某个空白单元格中输入50,选定此单元格,选择“编辑”“复制”。选取想修改的单元格区域,比如从E2到E150。然后 选择“编辑”“选择性粘贴”,在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算,按“确定”健即可。最后,要删除开始时在某个空白单元格中输入的 50。

  48、如何快捷删除特定的数据?

  假如有一份Excel工作薄,其中有大量的产品单价、数量与金额。如果想将全部数量为0的行删除,首先选定区域(包括标题行),然后选择“数 据” “筛选”“全自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”,那么将列出全部数量为0的行。此时在全部行都被选中的情况下,选择“编辑”“删除行”, 然后按“确定”即可删除一切数量为0的行。最后,取消自发筛选。

  49、如何迅速删除工作表中的空行?

  以下几种方式能够快捷删除空行:途径一:如果行的顺序无关紧要,则可根据某一列排序,然后能够方便地删掉空行。方式二:如果行的顺序不可改变,你能够先选择“插入”“列”,插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任意一列将表中的行排序,使一切空行都集中到表的底部,删去一切空行。最后以A列重新排序,再删去A列,恢复工作表各行原来的顺序。途径三:使用上例“如何快捷删除特定的数据”的途径,只然而在全部列的下拉列表中都选择“空白”。

  50、如何使用数组公式?

  Excel中数组公式十分有用,它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式,首先必须选择用来存放结果的单元格区 域,在编辑栏输入公式,然后按ctrl+Shift+Enter组合键锁定数组公式,Excel将在公式两边全自动加上括号“{}”。不要自己键入花括号, 否则,Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式.需选择数组区域并且激活编辑栏,公式两边的括号将消失,然后编辑或清除公式,最后按 Ctrl+shift+Enter键。

  51、如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值?

  通常情况下,我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值,而是将其内容置为空。比如,图1共计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,将有 可能出现0值的情况,如何让0值不显示?途径一;使用加上If函数判断值是否为0的公式,即: =if(b2+c2+d2=0,“”, b2+c2+d2)途径二:选择“工具”“选项”“视窗”,在“窗口选项”中去掉“零值”选项。途径三:使用自定义格式。 选中 E2:E5区域,选择“格式”“单元格”“数字”,从“分类”列表框中选择“自定义”,在“格式”框中输入“G/通用格式;G/通用格式;;”,按 “确定”按钮即可。

  52、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的,值为0的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格?途径一:如果单元格中的值为0,可用上例“0值不显示的途径”将其内容置为空,此时空单元格处理成文本,这样就能够直接用Average函数计算了。方式二:巧用Countif函数比如,下面的公式可计算出b2:B10区域中非0单元格的平均值:

  =sum(b2: b10)/countif(b2: b1o,"0")

  53、如何在Excel中实现“自发更正”功能?

  Word客户都知道,利用Word的“全自动更正”功能能够实现数据的迅速输入.但在Excel中却没有类似于“全自动更正”功能的菜单命令。其实,使用VloopuP函数可巧妙地解决这一问题。更多精彩文章请关注下载之家资讯教程频道。

更多0

相关阅读 Excel2010删除图片背景的方法 福昕pdf如何删除其中一页? Office2007永久密钥序列号真实管用 福昕阅读器PDF语音朗读功能怎么用? office2007最新密钥大全 office2007密钥最新参考 ppt演示设置边讲边画的图文方法 福昕阅读器注释怎么用?福昕阅读器注释使用技巧 PPT制作图片十字绣效果的方法